テレワークで重要な電話会議・Zoom会議の効率的なやり方 – 9つのコツ

これからの働き方としてトレンドになりそうなテレワーク(在宅勤務)では、今まで以上に電話会議やZoom会議の重要性が高まりますよね。

当日の予定や課題の共有、日中のお互いの進捗状況の確認、翌日にやるべきことの共有など、メールやチャットでもできますが、テレワークの緊張感を保つにはやはり定時に行う電話会議やZoom会議が一番です。

今回は、私が外資系企業で学んだ電話会議のコツをご紹介します。

日本人同士の電話会議やZoom会議にもぜひ活用してみてください。

目次

外資系企業で経験したこと

外資系企業では、あるプロジェクトを海外オフィスと連携しながらグローバルに進める必要がある場合は、毎週と言っていいほど電話会議(カンファレンス・コール)が定期的に行われます。

よく言われることは、日本人は電話会議が苦手だということ。確かに、顔(=表情)の微妙な変化がわからない相手と言葉(=英語)だけを介してコミュニケーションをしなければならないし、会議の流れの中で突然コメントを求められることもあるので、気を抜くことができません。

私の経験でも、電話会議に参加しながら、しばらく自分に関係ない話題だと思って別の作業をしている時に限って、いきなり発言を求められて何秒かの沈黙とともにまごついてしまうことがありました。

また、早口でまくしたてる外国人についていけないことや外国人同士で何かのジョークで笑っていてもついていけないこともありました。こんな時は、自分の英語力はまだまだだと落胆してしまうことに。

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電話会議・Zoom会議を効率的にやるための9つのコツ

最初は会議のメンバーに呼ばれると、自分が選ばれた気がして何となくうれしい気になりますが、会議中に一言も話さないと会議が終わる頃には存在感がなくなるばかりか、次回からはメンバーに呼ばれなくなることもあります。

このような状況を避けるためのポイントは、存在感を示すことです!

そのためのコツとは、

  1. 会議の前半までに発言する機会を見つける。後になればなるほど存在感が薄れてしまい会議の中に入りにくくなる。
  2. 会議の終わりに近づいたタイミングで自分が発言した内容を再度補強するコメントを発する。
  3. 話す時間は、(短いと思うかもしれませんが)30秒くらいがベスト。30秒を過ぎると他の参加者に長いと思われてしまう。
  4. 電話やパソコンを介しているので、普段より声を大きめにハキハキと発言する。
  5. 自分よりも前に自分と同じ意見を発言した人の名前を言ってから、「わたしもそう思います」(英語であれば “great point” などがベスト)というように同調するコメントを発する。
  6. 自分よりも前に発言した人に対して、間を置かずにその人の名前を言ってから質問する。
  7. 自分よりも前に発言した人の言った内容について、その人の名前を言ってから別の形で表現してみる。
  8. 会議のリード役でなくても、ある程度時間が過ぎたタイミングでそれまでの内容を要約する。
  9. 自分よりも前に発言した人の言った内容に続けてその人の名前を言ってから関連する事例を挙げながら追加コメントを発する。

日本人同士の会議でも「自分よりも前に発言した人の名前を言う」ことがコツで、これによって会議がスムーズに流れていく印象を参加者全員に与えることになります。

さらに、名前を言われた人も自分の存在感が認められたとか、自分の意見に同調してくれたという気持ちがしてうれしくなるというのがポイントです。

さいごに

新型コロナウイルスの影響が大きくなる中、これが社会全体に対して今までのやり方を大きく変える力となっています。

テクノロジーを活用することによって、今まで人が集まってやっていた社会のしくみ(会社、学校、株主総会、投票など)が人が集まらなくても物事を進められることに気づいたときには、もう後戻りできない大きなうねりになっていることでしょう。

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